知識管理｜Confluenceはどのようにして単体のデジタルホワイトボードを駆逐し、企業のコスト削減を実現したのか？
本記事は、Atlassian社公式サイトに掲載されたコンテンツを、同社のPlatinum Solution Partnerである弊社が監修・編集したものです。
本記事では、単体のデジタルホワイトボードがどのように貴社の予算を圧迫しているのか、そしてConfluenceを活用してどのようにコスト削減を実現できるのかをご紹介します。
近年、デジタルホワイトボードはリモートワークや分散型チームの間で急速に普及しています。実際、この種のツールの市場規模が約80億ドルにまで拡大しているのも、納得できる流れです。
すでにホワイトボードはワークフローの中核を担う存在となっており、チームがそこに集まり、企業の成長に向けたイノベーションやブレーンストーミングを通じて、数々のアイデアを生み出す場として機能しています。
一方で、ホワイトボードはITリーダーにとって、いくつかの課題をもたらしています。通常、ホワイトボードはすでに複雑化した技術スタックに追加される“単体のソリューション”であり、
専用のセキュリティ対策、メンテナンス、コンプライアンス審査が別途必要となります。それに伴い、これらに対応するための専用予算も確保しなければなりません。
実際、単独で導入されたホワイトボードやその他の周辺ツールは、企業コスト増加の大きな要因となっています。
幸いなことに、コストを抑えつつ、アイデアを引き出し、自由にブレーンストーミングできる場をITリーダーがチームに提供することは可能です。
そのためのポイントは以下のとおりです：
- 単独のツールに依存するのではなく、既存の技術スタックを最大限に活用すること。
- 機能性を備えながら、セキュリティやメンテナンスにかかるコストを増やさずに運用できるツールを統合すること。
単体のホワイトボードツールが企業にもたらす“見えないコスト”とは？
コスト管理は、すべての経営幹部にとって最優先の関心事項です。
ITリーダーにとって、コストを管理・最小化するということは、既存の技術スタックを慎重に見直し、不要なツールを可能な限り排除することを意味します。
MiroやMuralといった単独のデジタルホワイトボードソリューションは、通常その見直しの中で最初に検討される対象となります。
ただし、これはホワイトボードというツール自体が不要であるという意味ではありません。
実際、ホワイトボードが組織の技術スタックにうまく統合されていれば、チームのコラボレーションや自由な発想を促進する上で非常に有効です。
しかし、MiroやMuralは“単独のホワイトボードソリューション”であるがゆえに、いくつかの課題をもたらしているのも事実です。
ITリーダーは、このような単独のソリューションを検討する際、以下のような課題に直面することが多いです。
- ワークフローの分断
ほとんどのチームにとって、ホワイトボードは主にブレーンストーミングのツールとして使われています。しかし、ブレーンストーミングは業務サイクルの一部に過ぎません。
ITリーダーは、プロジェクト管理やドキュメント管理、リモートコミュニケーション、さらにはジェネレーティブAI機能を含む複数のツールに対して、それぞれ個別のライセンス料を支払う必要があります。
また、データの損失を防ぐため、これらのツールをホワイトボードと連携させる必要もあります。
- セキュリティリスクの増加
組織全体で複数の単独ソリューションを管理すると、潜在的なハッカーに狙われるポイントが増え、セキュリティホールや脅威のリスクが高まります。
さらに、複数のアプリケーションにわたってセキュリティ基準を統一することは常に難しく、その結果、特定のニーズに対応したマイナーなホワイトボードソリューションの防御に隙間が生じやすくなります。
- 高価であること
多くの単独ツールは「可視化ワークプラットフォーム」や「革新的なワークスペース」といった名称を掲げ、ハイスペックなホワイトボードソリューションとしてアピールしています。
これらの呼称は魅力的に聞こえるかもしれませんが、実際には高価格で販売するための誇張表現にすぎない場合が多いのです。
Confluenceを活用して、よりコストパフォーマンスの高い技術スタックを構築する方法
ITリーダーが求めているのは、チームに必要な機能を提供しつつ、予算を超えない柔軟なホワイトボードソリューションです。これこそが、Confluenceの最大の特長と言えます。
Confluenceは、Atlassianが誇る業界をリードするナレッジマネジメントソリューションです。デジタルワークスペースとして、チームが効率的にコラボレーションするために必要な情報の発見と共有をサポートします。
一般的にConfluenceは、プロジェクトコラボレーション、非同期コラボレーション、ドキュメント管理、社内情報共有のプラットフォームとして利用されており、もちろんホワイトボード機能も備えています。
ホワイトボード機能と強力なナレッジマネジメントプラットフォームをひとつのライセンスで統合することで、Confluenceはチームのコラボレーションと自由な発想を促進します。
同時に、ワークフローの分断やセキュリティリスクなどの問題も軽減できるのが、Confluenceの大きな強みです。
このようにConfluenceは、ひとつのプラットフォーム上で組織の成長に欠かせないチームワーク精神を育むことが可能です。
「ブレーンストーミング、プロジェクト計画、議事録作成、プロジェクトロードマップの作成、優先順位付け、コンテンツコラボレーションにおいて、私たちはConfluenceを活用しています。
技術チームだけでなく、ビジネスチームとも共に利用しており、もはやConfluenceを使わない場面はほとんどありません。」―― 某高級ファッションブランド 連携責任者（Forrester『Confluenceによる全体経済効果に関する報告』より抜粋）
Confluenceを活用した知識管理とホワイトボードには、もうひとつ重要な利点があります。それはコストです。
一部の単独ホワイトボードソリューションは、1人あたり月額16～17ドルの料金がかかります。
これに対して、Confluenceは1人あたり月額10ドルで利用でき、ホワイトボード機能だけでなく、コラボレーションスペース、データベース、ジェネレーティブAI機能、テンプレートなど、コアとなる知識管理機能も含まれています。
さらに、知識管理システムにアクセスできるすべてのユーザーがホワイトボード機能を利用できるため、Confluenceはチーム内でのホワイトボード活用をより一層促進します。
これは決して難しい計算ではありません。
Confluenceを使えば、より少ないコストで、より多くの成果を手に入れることができます！
さあ、Confluenceのホワイトボード機能をさらに詳しく見ていきましょう！
Confluenceホワイトボードを利用するメリットは、ツールの統合や予算削減にとどまりません。
Confluenceのホワイトボード機能により、各作業フェーズがより密接に連携して進められ、チームのブレーンストーミングやアイデア創出を支援します。
さらに、これらのアイデアを大規模なプロジェクトにおける実行可能なステップへと転換するのにも役立ちます。
しかし、ツールの切り替えは決して容易ではありません。
技術スタックの統合を試みる際、ITリーダーがよく直面する反対意見の一つに、
「統合ソリューションにはない機能が、現在使っている単独ツールにあるため、切り替えに同意できない。もし替えられたら業務に支障が出る」
という声があります。
これに対して、優れた解決策があります。
ホワイトボードの分野では、単独ソリューションと統合ソリューションが対等に競い合う状況にあります。
実際、Confluenceのホワイトボード機能はGoDaddyやMercariなどの有名ブランドから信頼されており、チームが求める主要なホワイトボード機能をすべて備えています。
例えば以下の通りです。
- テンプレート
フローチャート、レビュー、ロードマップ、ワークフロー、概念図など、Confluenceのテンプレートライブラリにある数十種類のテンプレートを活用して、迅速に業務を開始できます。
- コラボレーションツール
投票機能を使ってさまざまなアイデアを評価したり、コメントやスタンプでフィードバックを共有したりできます。
また、コンテンツ内で「@〇〇」と入力することで、チームメンバーと連携しながらコミュニケーションをとることも可能です。
- 緊密な統合
メモをJiraのタスクに落とし込んだり、スマートコネクタを使って業務（Issue）間にリンクを作成したりすることで、アイデアをシームレスに具体的なタスクへと展開できます。
- 公開・編集が可能なホワイトボード
組織外のユーザーともホワイトボードを共有し、協力して共同作業を行うことができます。
- 自動化された組み込みワークフローの活用
関連メモのクラスタリングや、初期メモをもとに新しいアイデアを生成するなど、AI機能を活用してアイデア発想のプロセスを効率化します。
単独ソリューションからConfluenceへのスムーズな切り替え
ITチームにとって、あるツールから別のツールへ切り替えることは非常に困難だと考えられてきました。
その理由は、長年蓄積された情報の移行が必要なことや、働き方の変化に対して周囲から抵抗を受ける可能性があるためです。
幸いにも、Confluenceは知識管理システムとして、情報へのアクセスを容易にし、直感的で活用しやすい設計となっています。
過渡期においても同様の使いやすさを保ちます。
Confluenceは、単独のホワイトボードソリューションからの移行を支援するために、以下の方法を提供しています。
- 他ツールからのホワイトボードインポート
Confluenceは既存のホワイトボードをPNG形式でプラットフォームにインポートできるため、移行をスムーズに進め、チームへの影響を軽減します。
例えば、Miroなどの一般的な単独ホワイトボードツールでは、インポート時に編集可能な元データのエレメントも取り込めます。
これは、コンテンツをConfluenceのホワイトボードにインポート後、前回の作業途中から直接編集を続けられることを意味します。
なお、Atlassianは2025年下半期に、Muralからの編集可能なエレメントを導入する新機能を発表する予定です。
- インテリジェント検索機能
Confluenceの自然言語検索機能により、チームは過去のホワイトボードを探す手間を大幅に削減できます。
検索バーにホワイトボード名を入力するだけで、Confluenceは高度な検索機能を使って正確なホワイトボードを素早く見つけ出します。
- プラットフォームへの習熟
ツールを切り替える際に最も困難な課題の一つは、チームが新しいインターフェースに適応することです。
しかし、Confluenceは既に従業員のワークフローに組み込まれているため、チームが必要とする学習時間は非常に短く、作業の中断もほとんど発生しません。
「Confluenceホワイトボードは、Trust Bankのチームがより効果的に協力することを支援しています。
特に製品開発の探索から納品までの段階で、開発計画や重要な優先事項を直感的に整理し、チーム全員が同じペースで進められるようにします。
また、潜在的なリスクや障害を事前に発見・特定し、重要なプロジェクトの進捗を一目で把握できるようにしてくれます。」—— Stewart Gray 氏（Trust Bank アジャイルコーチ）
Atlassianの強み：ホワイトボードとナレッジマネジメントの融合
分散したチームにはコラボレーションが不可欠です。一方で、ITリーダーはコストを抑えつつ予算を管理しなければならない現代において、
「最小限の投資で最大の効果を発揮する」ツールを採用することが成功の鍵となります。
Confluenceのオリジナルホワイトボードと知識管理機能により、チームはブレーンストーミングをスムーズに具体的なアクションへとつなげ、
同時にコスト削減と効率向上を実現できます。
Confluenceがチームのワークフローをどのように変革するか、ぜひ今すぐ体験してください！
AtlassianのGlobal Platinum Solution Partnerである日本DSDまで、お気軽にお問い合わせください。
詳細については、メール（jpsales@jdsd.co.jp）またはお電話（+81-3-3868-2020）にてご連絡をお待ちしております。
